Gestion intelligente d’une liste d’attente

Gestion intelligente d’une liste d’attente

Un système autogéré qui ne requiert aucune intervention de vos employés

Quelques-uns des clients d’InServio :

Bénéfices pour vous et pour vos clients

Système autogéré qui ne requiert aucune intervention de vos employés

Notre système est automatisé, les textos sont faits sans que vos employés n’aient à faire la moindre action. Il n’y a aucun équipement à acheter pour profiter du service. Les personnes inscrites sur la liste d’attente sont automatiquement retirées de cette liste, sans intervention manuelle, après le jour prévu de leur rendez-vous ou lorsqu’ils textent le mot “Retrait”.

La personne responsable voit le déroulement en temps réel

La personne responsable de la clinique peut suivre en temps réel sur la page sécurisée le déroulement des communications. Le nom de(s) personne(s) ayant confirmé(s) leur présence s’affiche sur la même page. Si après avoir communiquer avec tous les gens de la liste d’attente, nous n’avons pas été en mesure de combler toutes les plages horaire offertes, un message est affichée à l’écran pour aviser la responsable. La responsable a alors deux choix: laisser la porte ouverte à d’éventuelles confirmations de personnes qui répondent plus tard ou d’annuler la demande refusant, à partir de ce moment, toute nouvelle personne intéressée.

Notre application peut gérer plusieurs listes dont une prioritaire

La séquence des communications avec les personnes de la liste d’attente respecte la volonté de la responsable de la clinique. On peut vouloir tenter de joindre les personnes sur une liste prioritaire (ex.: personnel de la santé) ou des listes par groupe d’âge (ex.: favoriser les personnes plus âgées d’abord), avant de joindre les autres personnes inscrites à la liste d’attente.

Fonctionnement du service “En attente”

Informer les gens qu’ils peuvent s’inscrire à une liste d’attente

1ère étape: La personne est avisée qu’elle peut s’inscrire sur la liste d’attente si elle souhaite obtenir le service recherché plus rapidement.
2ième étape: La personne intéressée par le concept scanne le code QR ou entre directement l’URL (enattente.ca) dans son navigateur.
3ième étape: Une fois sur le site, la personne découvre le fonctionnement du service. Pour s’inscrire, elle complète un bref formulaire en précisant ses disponibilités durant la journée.

Lorsqu’il y a une ou plusieurs plage(s) horaire qui se libère(nt)…

4ième étape: La personne responsable de la clinique se relie à notre page web sécurisée, indique le nombre de place(s) à combler puis déclenche l’envoi des textos.
5ième étape: Notre application communique, par vagues successives, avec les personnes admissibles*. Par exemple, s’il y a 1 place à combler, on avise 2 personnes de la liste d’attente (1ère vague). Après un délai de 45 secondes, si personne ne répond, on déclenche une nouvelle vague et ainsi de suite jusqu’à ce que la plage horaire soit comblée. Avec cette approche, on ne dérange pas toutes les personnes inscrites à la liste d’attente. Après deux textos sans réponse d’une personne, la même journée, on assume que la personne n’est pas disponible. Elle ne recevra plus d’autre communications cette journée là.

Comment fait-on pour départager la ou les personnes retenue(s)

Lorsqu’une personne de la liste d’attente (vague courante ou d’une vague antérieure) prend connaissance du texto reçu, si cette opportunité l’intéresse, elle n’a qu’à texter le mot “Oui”. Si ce n’est pas le cas, aucune action n’est requise de sa part. La première personne qui répond “Oui” au texto se fait attribuer la plage horaire et reçoit un texto de confirmation avec les détails pertinents. Les places disponibles sont attribuées sur la base ‘premier arrivé, premier servi’ !

Les personnes qui répondent au texto après l’attribution de la dernière place disponible reçoivent un texto les avisant que toutes les places disponibles ont été comblées. Évitant ainsi qu’elles se présentent à la clinique inutilement.

Autres usages de notre système de communication avec la clientèle

A) Gestion des imprévus:
Lors d’imprévus (panne électrique, appareil défectueux, employés absents,…), notre système peut communiquer immédiatement avec les personnes concernées pour les informer que leur rendez-vous doit être remis pour des circonstances imprévues. Les personnes doivent confirmer qu’ils ont bien reçu la notification.

Si la personne ne confirme pas la réception du texto après 10 minutes, un appel automatisé personnalisé (ex.: Bonjour M.Tremblay) est fait pour l’en avertir. Tous les efforts sont faits pour éviter que la personne se déplace inutilement en clinique causant ainsi une insatisfaction et une mauvaise expérience client.

B) Mesure de la satisfaction de la clientèle suite au service rendu
24 heures après sa visite en clinique, notre système permet de mesurer le niveau de satisfaction des patients. Si un patient insatisfait se manifeste, la personne responsable de la clinique est immédiatement avisée par courriel et/ou par texto.

Exemples d’applications

Il y a de nombreuses applications à notre système d’appels personnalisés.
Servez-vous en pour toutes sortes de cas d’utilisation, tels que :

  • Gérer les annulations chez une clinique de dentiste
  • Liste d’attente pour cliniques de vaccination
  • Gestion de réservations pour restaurants

Clientèle cible

Notre application convient à :

  • Tout professionnel ayant à gérer des rendez-vous
  • Cabinets de dentistes
  • Restaurants
  • Organisateurs d’événements